Het nieuwe schooljaar start binnenkort weer. Mogelijks zullen bepaalde van uw werknemers geïnteresseerd zijn in het volgen van een opleiding of cursus en willen ze hiervoor een beroep doen op educatief verlof. Hieronder kan u een overzicht terugvinden m.b.t. enkele vragen die u zou kunnen hebben over het recht van werknemers om afwezig te zijn op het werk om welbepaalde cursussen te volgen met behoud van hun normale loon (begrensd loon).
1. Is een werkgever verplicht om educatief verlof goed te keuren?
Ja, educatief verlof is een recht. Dit betekent dat een werkgever het educatief verlof moet toekennen indien de werknemer voldoet aan de voorwaarden die hieronder vermeld worden.
2. Wie heeft recht op educatief verlof?
Om recht te hebben op betaald educatief verlof moeten de werknemers tewerkgesteld zijn in de private sector of contractueel werknemer zijn bij een autonoom overheidsbedrijf.
Zowel voltijdse als bepaalde deeltijdse werknemers kunnen recht hebben op educatief verlof, zoals hieronder weergegeven:
| Tewerkstellingsregime | Algemene opleiding | Beroepsopleiding |
| voltijdse werknemer (één werkgever of via meerdere deeltijdse arbeidsovereenkomsten bij meerdere werkgevers) | ja | ja |
| deeltijdse werknemer met een vast rooster van ten minste 4/5de | ja | ja |
| deeltijdse werknemer (min. 1/3) met een variabel rooster | ja | ja |
| deeltijdse werknemer met een vastrooster van ten minste halftijds en minder dan 4/5de | ja | ja, op voorwaarde dat de opleiding tijdens de arbeidsuren wordt gevolgd |
3. Welke opleidingen geven recht op educatief verlof?
Niet alle opleidingen komen in aanmerking voor educatief verlof.
Een opleiding komt slechts in aanmerking indien zij:
- minstens 32 lesuren per jaar omvat (uitzonderingen zijn mogelijk);
- in het Waals Gewest wordt gegeven;
- erkend is door de overheid.
De opleidingen die erkend zijn door het Waals Gewest vind je hier terug.
4. Duur van de afwezigheid wegens educatief verlof?
Een voltijdse werknemer heeft het recht om op het werk afwezig te zijn gedurende het aantal uren dat overeenstemt met deeffectief gevolgde lesuren.
De wet stelt de volgende maximumgrenzen perschooljaaraan de duur van de toegelaten afwezigheid:
| Soort opleiding | Maximale duur indien de opleidingniet samenvalt met het normale arbeidsrooster | Maximale duur indien de opleiding samenvalt met het normale arbeidsrooster |
| Beroepsopleiding | 100 uren | 120 uren |
| Algemene opleiding | 80 uren | 80 uren |
| Beroepsopleiding en algemene opleiding binnen hetzelfde jaar | 100 uren | 120 uren |
| Taalopleiding | 80 uren | 80 uren |
| Taalopleiding en beroepsopleiding binnen hetzelfde jaar | 100 uren | 100 uren |
| Taalopleiding en algemene opleiding binnen hetzelfde jaar | 80 uren | 80 uren |
| Universitaire opleiding of hiermee gelijkgestelde opleiding | 120 uren | 120 uren |
| Beroepsopleiding in functie van een knelpuntberoep en erkend door de erkenningscommissie | 180 uren | 180 uren |
| Opleiding die leidt tot het behalen van een eerste diploma of getuigschrift hoger secundair onderwijs (basiseducatie) | 180 uren | 180 uren |
| Voorbereiding en examen centrale examencommissie | Driemaal de wekelijkse arbeidsduur ( 3 x Q ) | Driemaal de wekelijkse arbeidsduur ( 3 x Q ) |
| Examen ter validering van vaardigheden | Maximum 8 uur op de dag van het examen | Maximum 8 uur op de dag van het examen |
Voor deeltijdse werknemers wordt de duur van het educatief verlof op dezelfde wijze vastgesteld als voor voltijdse werknemers maar naar rato van hun wekelijkse arbeidsduur.
5. Welke formaliteiten moet de werknemer in orde maken?
De werknemer moet educatief verlof aanvragen bij de werkgever. Aanvragen die betrekking hebben op een normaal schooljaar moeten ten laatste op 31 oktober van elk schooljaar worden ingediend bij de werkgever. Schrijft de werknemer zich in na 31 oktober of verandert hij van werkgever tijdens hetzelfde schooljaar, dan gebeurt de aanvraag tot betaald educatief verlof uiterlijk 15 dagen na de inschrijving of na de verandering van werkgever.
Voor opleidingen die niet in het schooljaar worden georganiseerd, moet de werknemer de data van zijn afwezigheden zo snel mogelijk meedelen aan zijn werkgever.
De werknemer moet volgende documenten aan de werkgever bezorgen:
- attest van regelmatige inschrijving:
de werknemer moet aan zijn werkgever een getuigschrift van regelmatige inschrijving bezorgen waaruit blijkt dat hij regelmatig is ingeschreven. Dit getuigschrift wordt overhandigd door de instelling die de opleiding organiseert. Op dit attest staat onder andere het rooster van de opleiding zodat er nagegaan kan worden of de opleiding samenvalt met de opleidingsuren.
- getuigschrift van nauwgezetheid
Dit attest wordt door de opleidingsinstelling afgeleverd aan de werknemer per trimester voor opleidingen die over een schooljaar lopen. Wanneer een opleiding meer dan drie maanden duurt, doch niet per schooljaar georganiseerd is, wordt per drie maanden een attest afgeleverd. Wanneer de opleiding drie maanden of minder duurt, zal aan het einde van de opleiding het attest worden afgeleverd.
Dit attest vermeldt het aantal uren effectieve aanwezigheid in de opleiding op basis waarvan het effectief aantal uren recht op educatief verlof zal worden vastgesteld.
Men kan als werkgever het recht op educatief verlof weigeren voor een volgend trimester zolang de werknemer het attest van het vorige trimester nog niet heeft bezorgd.
In het kader van educatief verlof voor examens voor de centrale examencommissie wordt er een aanwezigheidsattest voor minstens één examen gevraagd.
- getuigschrift van tweede examenzittijd
In het geval dat een werknemer niet geslaagd is in eerste zit, kan deze het resterend aantal uren educatief verlof nog opnemen tot het einde van de tweede zittijd. De werknemer zal de werkgever dan wel eenattest tweede zittijd moeten overhandigen.Dit attest wordt afgeleverd indien de werknemer tweede zit heeft en de werknemer geheel of gedeeltelijk gebruik wenst te maken van zijn educatief verlof om de tweede examentijd voor te bereiden of examens af te leggen. Op dit attest kan men de data van de herexamens terugvinden. Het is belangrijk dat u het attest van de tweede zittijd ook opneemt in uw aanvraag tot terugbetaling.
- getuigschrift afleggen van examens voor een middenjury
Dit attest wordt afgeleverd indien de werknemer het educatieve verlof wenst te gebruiken om zijn examens voor de middenjury af te leggen. De werknemer moet dit attest binnen de 30 dagen na de inschrijving aan de werkgever bezorgen.
6. Wanneer kan de werknemer het educatief verlof opnemen?
Het educatief verlof moet opgenomen worden tussen:
- het begin van het betreffende jaar (of de eerste dag van effectieve aanwezigheid op de cursussen in geval van laattijdige inschrijving) en het einde van het schooljaar voor opleidingen die per schooljaar worden georganiseerd
- het begin en einde van de opleiding voor opleidingen die niet per schooljaar worden georganiseerd
- in geval van een tweede zittijd wordt die periode verlengd tot het einde van deze zittijd.
- in geval van het afleggen van examens voor de middenjury moet het verlof verplicht opgenomen worden tussen de regelmatige inschrijving voor een examensessie en het effectief afleggen ervan.
Tip: begin- en einddatum worden altijd vermeld op de inschrijvingsbewijzen en aanwezigheidsattesten!
Het educatief verlof kan gebruikt worden:
- ofwel volledig voor de examens tijdens de examenperiode;
- ofwel volledig als verlof verdeeld per week of per maand;
- ofwel gedeeltelijk voor de examens tijdens de examenperiode en gedeeltelijk als verlof te spreiden in de loop van het jaar.
Het verlof kan bovendien genomen worden in de vorm van volledige dagen of naar rata van enkele uren en dit in overleg met de werkgever.
7. Behoudt de werknemer gedurende het educatief verlof zijn volledig loon?
De werknemer die educatief verlof opneemt, heeft recht op de betaling van zijn normale loon op het gewone tijdstip, weliswaar begrensd.
Voor het schooljaar 2023-2024 bedraagt het grensbedrag 3.500 euro per maand.
De werkgever is echter niet verplicht om het loon te begrenzen en kan ook het gewone loon doorbetalen aan uw werknemer.
De werknemer heeft ook recht op maaltijdcheques voor afwezigheden wegens educatief verlof.
8. Wanneer verliest de werknemer zijn recht op educatief verlof?
In bepaalde gevallen kan de werknemer het recht op educatief verlof verliezen.
- Wanneer de werknemer zijn opleiding opgeeft of onderbreekt. Het verlies gaat in vanaf de kennisgeving aan de werkgever. De kennisgeving moet gebeuren binnen de 5 dagen.
- Wanneer de werknemer zijn opleiding niet ernstig opvat, dit wil zeggen wanneer de werknemer meer dan 10 % van de effectief gegeven lesuren onwettig afwezig is geweest. In dat geval zal de werknemer zijn recht op betaald educatief verlof verliezen gedurende een periode van 6 maanden.Bij modulair onderwijs wordt de 10% ongewettigde afwezigheid bekeken per module.Deze 10%-grens wordt per module bekeken. Eén keer niet naar de les kan dus zware gevolgen hebben.
9. Is een werknemer in educatief verlof beschermd tegen ontslag?
Ja, de werknemer die zijn recht op educatief verlof uitoefent, geniet een ontslagbescherming. Hij mag niet worden ontslagen, behalve om een dringende reden of om een reden waarvan de aard en de oorsprong vreemd zijn aan het educatief verlof. De werkgever die het ontslagverbod overtreedt, moet aan de werknemer een vergoeding betalen van 3 maanden loon,onverminderd de vergoedingen die in geval van verbreking van de arbeidsovereenkomst aan de werknemer verschuldigd zijn.
De beschermingsperiode begint volgens sommige rechtspraak vanaf het ogenblik dat de werkgever het getuigschrift van regelmatige inschrijving ontvangt en volgens andere rechtspraak op het moment waarop de werkgever wordt ingelicht over de wens van de werknemer om gebruik te maken van educatief verlof. De bescherming neemt een einde op de laatste dag van de opleiding.
10. Hoe vordert de werkgever zijn tussenkomst in het educatief verlof terug?
Vanaf 1 juli 2014 werd de bevoegdheid voor het betaald educatief verlof overgedragen aan de gewesten. Vanaf 1 april 2015 moet de werkgever een aanvraag tot terugbetaling van de lonen en sociale bijdragen die betrekking hebben op de dagen en de uren van het betaald educatief verlof indienen bij het gewest waar de onderneming gevestigd is.
Heeft de onderneming meerdere vestigingseenheden verspreid over meerdere gewesten? Dan moet men per gewest een aanvraag tot terugbetaling indienen bij het gewest waar het personeel dat gebruik heeft gemaakt van educatief verlof, is tewerkgesteld. Het is dus niet mogelijk om één gezamenlijke aanvraag in te dienen op naam van de maatschappelijke zetel als het personeel verspreid is over vestigingen in meerdere gewesten. De aanvraag mag wel gegroepeerd worden per gewest.
De terugbetaling is beperkt tot een forfaitair bedrag per effectief gevolgd cursusuur (ongeacht het aan de werknemer uitbetaalde loon) (= regionale bevoegdheid).
De aanvraag om terugbetaling moet jaarlijks voor alle betrokken werknemers worden ingediend op basis van een aantal verplichte bijlagen en de volgende twee officiële documenten:
- een aangifte van schuldvordering waarop het bedrag dat voor elke werknemer wordt gevraagd, wordt vermeld;
- een individuele steekkaart die voor elke werknemer de verlofperiodes die werden toegekend, vermeldt.
De modellen van de vereiste documenten en de te volgen stappen vind je hier terug.
Deadline voor het indienen van de aanvraag
Men kan ten vroegste een aanvraag tot terugbetaling indienen na het einde van het schooljaar. De termijnen voor het indienen van deze aanvraag moeten strikt nageleefd worden. Indien men te laat is, zal men geen terugbetaling kunnen bekomen.
In Wallonië moet het dossier worden ingediend vóór 31 maart van het jaar volgend op het schooljaar (bijvoorbeeld voor 2023-2024, vóór 31 maart 2025).
